KVKK Aydınlatma Metni

Sürüm 1.0 · Bayi portalı kişisel veri aydınlatma metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, https://kelkitler.com bayi portalını kullanan ya da bayi başvurusu yapan kişileri, kişisel verilerinin nasıl işlendiği konusunda bilgilendirmek için hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu

Kelkitler Toptan
Adres: BEDESTENLİOĞLU OSB. MAH. 9.CAD. B:NO 3/3 MERKEZ / TOKAT
MERSİS: [MERSİS no] · E-posta: kelkitlermuhasebe@hotmail.com · Telefon: 0(542) 490 12 61 · KEP: [KEP adresi]

2. Bu metin kimleri kapsar

Bayi başvurusu yapan firmaların yetkilileri ve şahıs firması sahipleri,
Onaylı bayilerin portala eklediği firma kullanıcıları (yönetici, satın almacı, muhasebe),
Siparişlerde teslim alan ya da iletişim kişisi olarak bildirilen kişiler,
Portalı ziyaret eden kişiler.

Bayi firmasının tüzel kişiliğine ait bilgiler (unvan, vergi numarası gibi) kişisel veri değildir; ancak şahıs firmalarında bu bilgiler firma sahibinin kişisel verisi sayılır ve bu metne göre işlenir.

3. İşlenen kişisel veriler

Veri kategorisi	Örnekler
Kimlik	Ad, soyad; şahıs firmalarında T.C. kimlik numarası
İletişim	Cep telefonu, e-posta, firma ve şube adresleri
Mesleki	Çalıştığı firma, firmadaki rolü (yönetici, satın almacı, muhasebe)
Müşteri işlem	Siparişler, teklifler, sipariş listeleri, sepet içeriği, talep ve şikâyetler, firma içi onay kayıtları
Finans	Fatura ve ödeme bilgileri, cari hesap hareketleri, banka hesap bilgisi (iade için). Kart bilgileri portalda toplanmaz; mail order ödemede telefonla alınıp yalnız bankanın sanal POS ekranına girilir ve saklanmaz
Hukuki işlem	Vergi levhası, sözleşme onay kayıtları, yazışmalar
İşlem güvenliği	Kullanıcı adı, şifrenin geri döndürülemez özeti, giriş ve işlem kayıtları, IP adresi, tarayıcı bilgisi
Pazarlama	Ticari elektronik ileti tercihleri

Sağlık, din, biyometrik veri gibi özel nitelikli kişisel veri istenmez ve işlenmez. Vergi levhası ya da belge yüklerken bu tür bilgilerin bulunmamasına dikkat edilmesini rica ederiz.

4. İşleme amaçları

Bayi başvurusunun alınması, değerlendirilmesi ve bayi hesabının açılması,
Bayiye özel fiyatların gösterilmesi, siparişlerin, tekliflerin ve firma içi onayların yürütülmesi,
Siparişlerin hazırlanması, sevkiyatı, teslimi; iade ve değişim süreçleri,
Fatura, irsaliye, cari hesap ve tahsilat işlemleri; muhasebe ve ERP kayıtlarının tutulması,
Satış temsilcisinin (plasiyer) bayiyle iletişimi ve bayi adına sipariş girmesi,
Sipariş, ödeme, sevkiyat ve hesap güvenliğiyle ilgili e-posta ve SMS bildirimlerinin gönderilmesi,
Portal güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi,
Yasal yükümlülüklerin (vergi, ticaret ve e-ticaret mevzuatı) yerine getirilmesi, yetkili kurumların taleplerinin karşılanması,
Uyuşmazlıklarda hakların kullanılması ve korunması,
Ürün ve kampanya duyuruları (ticari elektronik iletiler), ret hakkı saklı kalmak kaydıyla.

5. Hukuki sebepler

Kişisel veriler, Kanun'un 5. maddesinin 2. fıkrasındaki şu sebeplere dayanılarak işlenir:

Sözleşmenin kurulması ve ifası (c bendi): başvuru, bayi hesabı, sipariş, teslimat, fatura ve ödeme işlemleri.
Hukuki yükümlülük (ç bendi): vergi ve ticaret mevzuatı gereği kayıt tutma, fatura düzenleme, yetkili kurumlara bilgi verme.
Bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması (e bendi): alacak takibi, uyuşmazlıkların çözümü.
Meşru menfaat (f bendi): portal güvenliği ve işlem kayıtları, satış temsilcisinin bayiyle iletişimi, hizmet kalitesinin ölçülmesi, tacirlere yönelik ürün duyuruları.

Bu sebepler dışında bir işleme gerekirse (ör. konum bilgisi), ayrıca bilgilendirme yapılır ve gerektiğinde açık rıza istenir.

6. Toplama yöntemi

Kişisel veriler; bayi başvuru formu, portal hesabı ve ekranları (sipariş, teklif, hızlı sipariş, Hesabım), satış temsilcisi aracılığıyla, e-posta, telefon ve yazışmalar, ERP ve muhasebe sistemi ile portalın teknik kayıtları ve zorunlu çerezler yoluyla, kısmen ya da tamamen otomatik yöntemlerle elektronik ortamda ve fiziki olarak toplanır.

7. Aktarım

Kişisel veriler, yukarıdaki amaçlarla ve gerektiği ölçüde şu alıcı gruplarına aktarılabilir:

Kargo, nakliye ve lojistik firmaları (teslimat),
ERP, muhasebe, e-fatura / e-arşiv entegratörü ve barındırma (hosting) hizmet sağlayıcıları (kayıt, belge düzenleme, sistemin çalışması),
Bankalar ve ödeme kuruluşları (tahsilat ve iade),
E-posta ve SMS gönderim hizmet sağlayıcıları ile İleti Yönetim Sistemi (bildirimler ve ileti tercihleri),
Mali müşavir, avukat ve denetçiler (yasal yükümlülükler ve hakların korunması),
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri (talep halinde ve mevzuat gereği).

Kullanılan hizmet sağlayıcılardan biri (ör. e-posta altyapısı) verileri yurt dışındaki sunucularda işliyorsa, aktarım Kanun'un 9. maddesine uygun olarak, yeterlilik kararı ya da Kurulca ilan edilen standart sözleşme gibi uygun güvencelerle yapılır.

8. Saklama süresi

Kişisel veriler işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Ticari defter ve belgelere dayanak oluşturan kayıtlar Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen süreler (10 yıla kadar) boyunca, işlem güvenliği kayıtları ilgili mevzuattaki süreler boyunca tutulur. Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Reddedilen başvurulara ait belgeler, olası uyuşmazlık süresi geçtikten sonra silinir.

9. Haklarınız

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;

kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme,
işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
Kanun'un 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme,
düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
Kanun'a aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru yolu

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak;

BEDESTENLİOĞLU OSB. MAH. 9.CAD. B:NO 3/3 MERKEZ / TOKAT adresine kimliğinizi gösteren belgeyle birlikte yazılı olarak,
[KEP adresi] kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine güvenli elektronik ya da mobil imzayla,
portalda kayıtlı e-posta adresinizden kelkitlermuhasebe@hotmail.com adresine

iletebilirsiniz. Başvuruda ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adres, varsa e-posta ve telefon ile talebin konusu yer almalıdır. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması ya da süresinde cevap verilmemesi halinde Kanun'un 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Çerezler

Portal; oturumun açık tutulması, sepetin ve güvenliğin sağlanması için zorunlu çerezler kullanır. Bu çerezler hizmetin çalışması için gereklidir. Analiz ya da pazarlama amaçlı çerez kullanılırsa, çerez bildiriminde ayrıca bilgi verilir ve tercihiniz sorulur.

12. Değişiklikler

Bu metin mevzuat ve uygulamadaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.